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Il testo unico 27 luglio 1937, n. 1265, stabilisce che l'autorità sanitaria della provincia è il Prefetto, mentre l'autorità sanitaria del Comune è il Podestà, poi Sindaco. La legge 13 marzo 1958, n. 296, istituisce il Ministero della Sanità e all'art. 2 stabilisce che le autorità sanitarie delle Provincia e del Comune non sono più Prefetto e Sindaco, ma Medico provinciale e Ufficiale sanitario. Al Prefetto restano ancora le attribuzioni in campo sanitario, non come organo periferico del Ministero della Sanità, ma nella sua veste di rappresentante nella Provincia del potere esecutivo nel suo complesso. Analogamente il Sindaco svolge attività nel campo sanitario, sia nella sua qualità di ufficiale del Governo che in quella di capo dell'amministrazione, ma non più come autorità sanitaria comunale.

L'art. 2 del D.P.R. 11 febbraio 1961, n. 264, precisa meglio che l'Ufficiale sanitario, in quanto organo periferico del Ministero della Sanità, dipende, nell'esercizio delle sue funzioni, direttamente dal Medico provinciale.

Come per altre tipologie documentarie, il materiale viene raggruppano cronologicamente in una unica serie, senza ulteriori distinzioni. Vi troviamo i bollettini sanitari mensili, la corrispondenza con i registri di protocollo, i certificati necroscopici rilasciati dall'ufficiale sanitario, e i registri dei parti e degli aborti. Il Regolamento per l'esercizio ostetrico delle levatrici, approvato con R.D. 6 dicembre 1928, n.3318, art. 4 stabiliva che "ogni levatrice esercente deve annotare i parti e gli aborti in separati registri che le sono forniti dall'Autorità sanitaria comunale, secondo modelli conformi a quelli allegati al presente regolamento, e deve farvi le annotazioni richiestevi subito dopo ogni parto od ogni aborto ai quali abbia assistito. Entrambi i registri devono essere presentati, alla fine di ogni mese, all'Ufficiale sanitario comunale, che vi appone il proprio visto. Alla fine di ciascun trimestre, la levatrice consegna i due registri all'Ufficiale sanitario comunale; questi trattiene il registro dei parti e trasmette quello degli aborti al medico provinciale. Il contenuto del registro dei parti e egli aborti deve rimanere segreto, salvo quanto è disposto dall'art. 5 della legge 23 giugno 1927, n.1070".

L'ufficio possedeva un proprio protocollo distinto da quello generale degli atti del Comune. Dagli anni Trenta inoltre era in uso, per la corrispondenza, sistema di classificazione in categorie, a loro volta partite in classi. Nel corso del tempo il titolario si semplificherà. Dagli anni Cinquanta gli atti vengono classificati in sei distinte classi. La voce associata alla classe nel corso del tempo sembra subire qualche variazione.

Atti dell'ufficiale sanitario